Le terme webinar est issu de la combinaison des mots « web » et « séminaire ». Encore appelé webinaire, il désigne toute forme de conférence ou réunion en ligne où interagissent plusieurs participants. La réussite d'un webinar relève d'un travail durement effectué à priori, d'un suivi personnalisé au cours de la séance, mais aussi d'un rappel à postériori. Il existe d'autres dispositions importantes à prendre pour assurer la réussite d'un tel projet.
1. Bien choisir son équipe
Un webinar impose une prestation en live. Vous pouvez donc penser à la location d'un studio webcast et la location de matériel technique et informatique au cas où vous n'en disposeriez pas. Une fois votre local disponible, il est important de vous faire aider par une équipe qualifiée. Celle-ci sera composée des :
Organisateurs
Leur rôle est de préparer tout ce qui entre dans le domaine des communications et des services informatiques autour du webinar. Ils sont aussi chargés d'engager le présentateur idéal qui s'assurera de maintenir l'audience active. Autrement dit, les organisateurs se chargent du bon déroulement du webinar.
Experts
Comme leur nom l'indique, il s'agit de personnes expérimentées dont le rôle est de traiter le sujet choisi durant la conférence. Ils sont censés le maîtriser et leur intervention apporte une réelle valeur ajoutée à la séance.
Assistants
Ceux-ci jouent un rôle beaucoup plus technique. Ils sont chargés de régler les petits problèmes qui peuvent survenir lors du séminaire et y trouver des solutions informatiques si possible. Il peut s'agir de problèmes liés au matériel informatique, des problèmes de son ou des défauts au niveau de l'image.
2. Bien connaître son audience
Pour mettre en place un webinar, les organisateurs se concentrent généralement sur la préparation du contenu de la conférence. Ils en oublient parfois de personnaliser la séance en fonction du public cible. Pourtant, c'est un détail très important. Pour éviter de commettre cette erreur, il est fortement conseillé d'associer le formulaire d'inscription à un petit questionnaire. Ce dernier vous permettra de mieux cibler votre audience. Ce questionnaire va toucher des points tels que le secteur d'activité, les principaux problèmes que rencontrent les participants, la taille de l'entreprise, etc. Aussi, il est important de mettre en avant le live chat. Avant de commencer la séance proprement dite, prenez le temps d'échanger avec les participants sur les raisons réelles de leur présence. Les informations collectées vous permettront de mieux orienter les différents points à aborder lors du webinar. Vous pourrez donc étayer vos arguments avec des exemples solides et des cas d'étude pertinents. En procédant de cette manière, vous suscitez encore plus l'intérêt des participants pour vos produits et/ou vos services.
3. Choisir le bon format
Après avoir déterminé le fond de votre webinar, il faut ensuite dynamiser la forme. Vous pouvez le faire en utilisant des partages d'écran, des vidéos webcams... N'hésitez pas à proposer des sondages lors de la séance. Les résultats obtenus vous permettront de mieux impliquer les participants et d'obtenir des informations précieuses les concernant. Un autre outil très important pour le séminaire est la voix du conférencier. Savoir parler est un art. Le conférencier se doit d'être clair et précis dans ses interventions. Interpellez les participants et personnalisez la discussion. Vos interlocuteurs se sentiront plus concernés et privilégiés.
4. Proposer un landing page attractif
Peu importe votre notoriété, il est primordial de soigner son landing page. En effet, participer à un webinar présente souvent des contraintes de temps et d'horaires. Pour encourager les participants à dépasser ces simples raisons, il faut que votre séminaire en ligne soit le plus attractif possible. Commencez par un titre qui accroche, qui interpelle. Pour qu'il soit réussi, il faut qu'il porte une promesse. Oubliez les titres comme « comment réussir votre première vente avec… » et optez pour un style comme « 60 min pour augmenter vos ventes de… » par exemple. Ensuite, utilisez des listes à puces pour exposer les points à aborder et les solutions qu'ils apportent.
5. Maîtriser l'email marketing
Si vous organisez une conférence en ligne, votre principal défi sera d'attirer le plus de participants possible. Il vous faudra surtout les motiver à s'inscrire et à participer réellement à la séance. La solution idéale n'est rien d'autre que le multicanal. Pour un webinar bien ficelé, l'e-mailing va non seulement ouvrir, mais aussi clôturer la séance. Le premier mail servira d'invitation. Le deuxième, qui est souvent négligé, va constituer un mail de rappel enthousiaste. Celui-ci sera ensuite suivi d'un mail de remerciements. Dans ce dernier cas, vous pouvez attirer les prospects en faisant la promotion de l'un de vos produits à fort impact. Cela peut être un livre blanc sur le même thème que la conférence ou simplement un comparatif. Un dernier point très important : c'est la possibilité de laisser les participants accéder à l'enregistrement webinar. À leurs yeux, ce sera comme s'ils n'en avaient pas perdu une seule seconde. Soyez chaleureux et ouvert à la discussion, toujours prêt à aider. Vous en serez fortement récompensé.
6. Promouvoir le webinar et envoyer des rappels
Si vous voulez attirer le plus de monde possible à votre séminaire, alors il est important d'en faire la promotion via les différents canaux de communication (site internet, réseaux sociaux…). Relayez l'information le plus possible. Optez pour des publications sponsorisées auxquelles les gens auront accès depuis un mobile ou un ordinateur. Enfin, n'oubliez surtout pas d'envoyer des mails de rappel réguliers avant le jour J. Cela permettra d'imprimer l'heure et la date du rendez-vous dans les mémoires.
