L'informatique et les systèmes d'information ont totalement modifié la scène économique. Entreprises et organismes ont désormais recours à des outils numériques permettant de mieux gérer les ressources matérielles et humaines. On parle dès lors de « gestion de la maintenance assistée par ordinateur » connue aussi sous l'abréviation GMAO. Dans cet article, nous allons donc vous expliquer le principe de ce système de gestion et les avantages qu'il revêt au sein d'une structure entrepreneuriale.
Qu'est-ce qu'un GMAO ?
Avec un logiciel de maintenance assistée par ordinateur, vous pouvez piloter à distance et surveiller l'état des installations et des bâtiments. Il faudrait alors s'assurer que les normes appliquées au début du chantier restent au cours du temps conformes aux règles d'urbanisme mises en vigueur. Cependant, le but n'est pas seulement d'avoir un œil sur le respect de ce credo, mais d'y parvenir avec efficience et en réalisant des économies d'argent. Grâce aux logiciels mis en œuvre, les professionnels maîtrisent les tâches suivantes :
- Le traçage des informations
- L'archivage des données
- L'analyse informationnelle
- Le prise de décision
Ainsi, en ayant recours à ce type de logiciels, les dirigeants sont en mesure de prendre des décisions opérationnelles avec le plus de facilité et de précision possibles. On parle de :
- La gestion des coûts des installations
- L'optimisation des ressources humaines et techniques
- La préparation et la planification des interventions
- La gestion des stocks des pièces informatiques
- La réalisation d'un inventaire pour tous les outils techniques afin d'en proposer une documentation exhaustive
- L'évaluation des retours pour rectifier le mode opératoire
La rédaction d'un cahier de charge : une étape incontournable
La mise en place d'un logiciel de planification doit être le résultat d'un cahier des charges dûment rempli et qui met en avant les besoins de l'entreprise. Pour concevoir ce document, vous devez avoir recours aux techniques d'analyse fonctionnelle ainsi qu'aux techniques de valeur. Notez que le cahier des charges permet d'identifier les besoins en se référant à leur caractère utile sans se soucier de leur praticité.
Pour cela, il faudra commencer par éliminer tous les besoins jugés inutiles au profit des fonctions utiles. Ce travail, nécessite une collaboration étroite entre les différents membres d'un groupe d'étude dans le but de concevoir un cahier des charges qui soit à la fois exhaustif et fonctionnel. En d'autres termes, pour pouvoir l'utiliser, un consensus doit être établi entre les utilisateurs attestant de leur capacité à user de toutes ressources du logiciel en question.
Notez qu'il suffit d'un oubli au moment de la rédaction du cahier de charge pour aller tout droit vers la catastrophe. Cela signifie qu'aucune rectification après coup n'est valable. Pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires pour votre logiciel de planification d'intervention, des dépenses non prévues vont devoir être faites.
Le logiciel de planification : un gain de temps avec de meilleures performances
Les logiciels permettant la planification d'intervention de technicien sont prisés pour le rôle qu'ils jouent dans la gestion des tâches professionnelles en vous faisant gagner un temps considérable. De plus, si vous tombez sur un modèle avec des fonctionnalités qui collent à votre système d'organisation, vous n'aurez plus aucune seconde de perdue. Vous disposerez dès lors d'une base de données avec la possibilité de stocker et de modifier toutes les infos relatives aux interventions de chacun de vos techniciens.
Ces derniers disposent d'appareils connectés dans lesquels ils peuvent introduire des informations sans aucune difficulté. Il s'agit là d'une application qui a remplacé le bon vieux site web utilisé il y a une décennie. Cet outil permet au technicien de modifier son planning en toute cohérence sans perdre une minute.
Ainsi, avec ce type d'organisation de planning de technicien, vous allez faciliter la communication au sein de l'entreprise. Sachant que chacun des employés peut avoir accès à la base de données, il sera inutile d'entrer dans un échange informationnel qui vous contraint à perdre du temps et une énergie que vous pouvez placer dans des tâches plus importantes. Il faut savoir que ces logiciels sont équipés de fonctionnalités de communication comme une messagerie différée ou instantanée.
Dresser un plan d'action
Une chose est sure : ces logiciels vont transformer votre manière de gérer vos ressources humaines et matérielles. Pour cela, il ne vous reste qu'un seul pas à effectuer : créer des mesures opérationnelles précises. Le choix de votre programme doit tenir compte des besoins et des compétences de toutes les personnes qui vont devoir l'utiliser. Vous devez aussi repérer les logiciels auxquels vous allez pouvoir renoncer au profit d'un logiciel unique regroupant toutes les propriétés nécessaires pour assurer une planification rigoureuse.
